Ваше время - в Ваших руках

4. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:

а)

Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

б)

Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);

в)

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6)

г)

Если более чем в 10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!

Обработка данных формуляра «Анализ помех».

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины «помех».

Вопросы для обработки данных:

• какие «помехи» По Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
• какие телефонные звонки оказались бесполезными?
• какие посещения были ненужными?
• какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
• кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас отдел?
• какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?

Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.

Анализ временных потерь

Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.