Самоорганизация по принципу изнутри наружу

По этим причинам я не стала включать в предыдущие главы советов о том, как использовать современные технологии. Вместо этого я решила отвести для них специальную главу в конце книги. Цель ее состоит в том, чтобы обеспечить вас базовыми знаниями: освойте новый подход к этим технологиям. Это позволит организовывать и «приручать» информацию точно так же, как и любое другое пространство в офисе или дома.

Для этой цели я связалась с Терри Броком, ведущим международным экспертом по информационным технологиям и президентом компании Achievement Systems, Орландо, Флорида. Более пятнадцати лет Терри учит деловых людей по всем Соединенным Штатам, а также в Канаде, Европе и Азии практически использовать современные технологии для увеличения производительности труда.

ТЕХНИКА — ЭТО ИНСТРУМЕНТ

Одна из самых больших ошибок — думать о технических средствах как об устройствах, которые экономят время. Более правильно воспринимать их как набор инструментов с электрическим приводом, который помогает выполнять работу быстрее, эффективнее и качественнее. Каждый инструмент нужен для того, чтобы увеличить наши силы для выполнения определенной работы. Но для того чтобы изучить, понять, овладеть и поддерживать в порядке любой инструмент, который вы покупаете, нужно много времени. Поэтому серьезно подумайте, прежде чем потратить деньги на какое-либо очередное «чудо техники», и будьте готовы к существенным и постоянным вложениям времени и денег.

Технические средства — это инструменты. Только вы сами можете решить, использовать их или нет. Вы не обязаны использовать инструменты просто потому, что они существуют. Пусть к покупке приведет потребность, а не что-нибудь другое (например, подражание коллегам или мода). Не покупайте разнообразные приспособления, как бы замечательно они ни выглядели, или программное обеспечение, дающее массу возможностей, если не понимаете, будут ли они действительно вам полезны. Если у вас есть более простая система, которая вас вполне устраивает, нет абсолютно никакой необходимости заменять ее. Обращайтесь к технике только в том случае, если сталкиваетесь с процессами и проектами, которые слишком трудно или слишком долго делать вручную (например, ежемесячно рассылать электронные письма по базе из двух тысяч адресов). Чем более специфична потребность, тем проще будет найти подходящий инструмент, если, конечно, существует технологическое решение для этих процессов.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ МОЮ ФОРМУЛУ

Даже самые современные технологии не сделают вас организованным человеком. На самом деле с ними почти невозможно справиться, если вы изначально неорганизованны. Чтобы максимально использовать возможности техники, нужно начать с упорядочения офиса, дома, бумажных документов и календаря. В таком случае она расширит вашу систему организации и будет взаимодействовать с ней. В конце концов, рассуждая о необходимости организации пространства, связанного с потоком информации, информация, источником которой является техника, ничем не отличается от поступающей в офис или в дом на бумаге.