Самоорганизация по принципу изнутри наружу

• Обращайтесь с делами и телефонными звонками точно так же, как и со встречами, чтобы гарантировать их выполнение и избегать нереалистичных ожиданий по отношению к самому себе. Задавайте себе три вопроса по поводу каждого дела и телефонного звонка: «К какой рабочей зоне это относится?», «В какой день я это сделаю?» и «Сколько времени на это потребуется?» Затем отметьте это время в органайзере.

• Выясните, как долго вы можете концентрироваться на отдельных задачах, а затем разбейте большие проекты на управляемые шаги. Планируйте по принципу «из будущего в прошлое», начиная с предполагаемой даты окончания задач, оставляя запасное время на случай, если какие-нибудь задачи займут больше времени, чем ожидалось.

• Отмечая в органайзере время встреч, записывайте в том же месте любые связанные с ними адреса и телефонные номера, чтобы к ним было удобно постоянно обращаться. Убедитесь, что учли время на то, чтобы добраться до места встречи и обратно. Об этом часто забывают.

• Ставьте маленькую букву «м» в кружочке рядом со всеми встречами, событиями или совещаниями, на которые вы должны взять с собой дополнительные материалы (например, документы, приглашения или предписания). Такое небольшое напоминание гарантирует, что вы возьмете с собой все необходимое.

• Отведите отдельную страницу в органайзере для каждой из ключевых фигур в вашей работе или личной жизни. Фиксируйте на ней все, что хотите с ними обсудить, по мере возникновения таких вопросов. В следующем телефонном разговоре или на следующей встрече у вас под рукой будет полный список важных тем для обсуждения.

• Будьте готовы воспользоваться преимуществом неожиданного свободного времени — сохраняя в органайзере список коротких (от пяти до пятнадцати минут), но важных задач, которые могут продуктивно заполнить это «окно», если оно появится.

Это — все, что потребуется, чтобы время было вашим другом, а не врагом; союзником, который поможет вам достичь главной цели: жить так, как вы хотите, согласно собственному графику, а не чьему-то чужому.

Глава 19

«ПРИРУЧИТЬ» СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

В результате научно-технического прогресса возникло новое информационное пространство, которое нужно организовывать, что вызвало к жизни, проблемы, не имеющие исторических прецедентов. Насколько могущественными и полезными являются современные технологии, настолько же они могут быть и устрашающими. Не так уж странно чувствовать себя тонущим в море информации среди гор факсов, электронных писем, сообщений голосовой почты и компьютерных файлов и понятия не иметь, как все это организовать, а ведь к этому хаосу добавляются еще и бумажные документы. Предыдущие поколения не могут передать нам никакого личного опыта освоения этого информационного пространства. Поэтому многие из нас не имеют ни фундамента для того, чтобы правильно обращаться с технологиями, ни системы для интеграции их в повседневную жизнь. В данном случае мы сами становимся первооткрывателями и основателями традиций.