Ваше время - в Ваших руках (Лотар Зайверт)

Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «Альпы»

Предлагаемый Вашему вниманию метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

— задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

— невыполненное накануне;

— добавившиеся дела;

— сроки, которые надо соблюсти;

— периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:

В — визиты, совещания,

Д —делегирование дел;

К — контроль;

П — в процессе, в деле;

ПК —поездки, командировки;

ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка,

С — секретарша;

Т —телефонные разговоры;

Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т п.)

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);

В — г-н Шульте (экспертная оценка);

П — проект изучения рынка;

Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);

ПР — г-н Гюнтер (письмо);

Ч — специальный журнал для менеджеров,

Т — г-н Майер (нехватка персонала);

Т — Хельмут (вечерняя пробежка).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

— в первом приближении распределять их по приоритетности;

— подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

— перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем ( с помощью телефона и т. п.).

— 36 —