|
ОБЫЧНАЯ ПОЧТА И ФАКСЫ • Предварительно сортируйте почту для вашего шефа по ярким цветным папкам, которые служат зрительными ключами — например, красные («для срочных деловых вопросов»), синие («для не очень срочных деловых вопросов»), зеленые («на подпись»), белые («необходимо прочитать»). Если можете, сначала читайте письма сами и отмечайте важную информацию. • Сохраняйте почту и факсы в соответствующих папках по темам, а не в папке «Факсы». • Если вы отчитываетесь больше чем перед одним человеком, упростите коммуникации и заведите отдельную папку «Входящие» для каждого из них. Используйте вертикальный сортировщик с маркированными закладками для законченных работ и обработанных сообщений. • Заведите отдельные папки «Исходящие», «Нужно зарегистрировать», «Факсы», «Копии» и «Почта», чтобы упростить для себя их обработку. • Биндеры занимают одинаковое количество места, независимо от того, пустые они или полные. Используйте их, если (1) вам нужно часто перелистывать отдельные материалы, например, работая над проектами; (2) несколько пользователей часто обращаются к одной и той же информации. ИНТЕРНЕТ • «Серфинг в сети», то есть блуждание от одного веб-сайта к другому, — один из самых распространенных способов убить время в кибер-эпоху. Убедитесь, что сможете вернуться на любой сайт, который привлек ваше внимание, отмечая его или сохраняя его адрес в папке «Избранное». Затем в этой папке можно создавать подпапки, чтобы делить по категориям и группировать сайты, которые вы находите интересными и часто посещаете, например «Сайты личного развития», «Сайты исследований и новостей», «Бизнес-сайты» и т. д. • В Интернете содержится невероятное количество информации. Можно легко пойти ко дну, нагрузив свой компьютер чем ни попадя, только потому что это бесплатно. Научитесь реально оценивать то, что загружаете в компьютер, чтобы предохранить свой жесткий диск от переполнения и превращения в беспорядочную свалку файлов, программ и исследований, к которым вы никогда не обратитесь снова. 5. Поддерживать порядок Помните, компьютер во многих отношениях всего лишь еще один картотечный «шкаф» (но при этом очень «умный»). Однако по сравнению с другими картотечными шкафами в вашем офисе этот, возможно, больше всего склонен приходить в беспорядок. Автоматические резервные записи и многочисленные черновики накапливаются очень быстро; они могут начать путаться и занимать большой объем памяти. Чтобы поддерживать чистоту и порядок в вашем электронном файловом «шкафу» и чтобы он работал быстро и разумно, исключительно важно постоянно о нем заботиться. Компьютер нужно приводить в порядок даже чаще, чем шкафы, где хранятся бумажные документы. — 182 —
|